KEPROTOKOLAN/MC

Keprotokolan / MC

A.  Pengertian Protokol

Kata protokol berasal dari bahasa Yunani yaitu protokollon  yang mempunyai pengerttian ganda. Seringkali orang memahami pengertian protokol adalah MC, sedangkan protokoler adalah petugas yang memberikan pelayanan terhadap tamu-tamu dan menyelenggarakan acara untuk instansi. Secara rinci pengertian protokoler adalah sebagai berikut:

1.      Persetujuan awal dalam suatu perundingan atau surat-surat resmi yang memuat hasil-hasil perundingan

2.      Aturan-aturan dalam upacara kenegaraan atau aturan tata cara hubungan diplomatic

3.      Dalam arti sempit masalah protokoler banyak diidentikkan dengan protocol atau pembawa acara (master of ceremony)

4.      Bahkan sebagian menyebutkan bahwa protokoler hanya mengatur masalah-masalah susunan acara.

5.      Dalam arti luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat, misalnya: pertemuan-pertemuan, perjamuan,penyelenggaraan seminar, rapat-rapat dll.

B.      Fungsi Keprotokolan/  MC

Fungsi protokoler/ MC adalah untuk mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat, misalnya:

1.      Penyelenggaan Seminar

Tahapan-tahapan yang harus dilalui adalah:

a).  tahap orientasi

·         Apa latar belakang diadakannya suatu kegiatan

·         Apa tujuan diadakannya suatu kegiatan

·         Manfaat apa yang akan diperoleh dari kegiatan tersebut

·         Kemungkinan-kemungkinan apa saja yang akan terjadi jika kegiatan itu diadakan

b). tahap persiapan

·         Pembentukan panitia

·         Rapat-rapat panitia

c).tahap pelaksanaan

Pada  tahap pelaksanaan seharusnya sudah dipastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai,penataan ruang, serta kesiapan panitia dalam memantau pelaksanaan kegiatan, terutama untuk seksi-seksi atau anggota yang terlibat langsung pada hari pelaksanaan.

d).tahap penutupan

Bentuk kegiatan tahap terakhir yang harus dilalui adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggungjawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.

2.      Penyelenggaraan Rapat

Tahap-tahap yang harus dilalui dalam penyelenggaraan rapat adalah:

a)      Menyiapkan tempat/ruang rapat

b)      Membuat undangan dan menentukan jumlah calon peserta sesuai dengan pengarahan pimpinan

c)      Menyiapkan peralatan yang mungkin diperlukan: white board dan spidol, papan pengumuman, stapler, tape & kaset kosong, map, pencil, kertas HVS, buku catatan, asbak,computer,dll.

d)     Menyediakan konsumsi, jumlahnya sebanyak peserta rapat dan petugas-petugas yang memperlancar jalannya rapat (lebih baik dilebihkan jumlah satuan konsumsi daripada kurang)

e)      Menyiapkan agenda rapat

f)       Mengumpulkan bahan-bahan pelengkap atau hal-hal yang mendukung kelancaran dalam rapat: presensi, kebersihan ruang/kamar kecil, tempat shalat,parker,dll

Referensi:

Rosidah, Ambar TS. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Gava Media