Public Relation

Menangani kegiatan Humas dan Keprotokolan

A.     Pengertian Public Relation

Public Relation atau hubungan masyarakat (humas) secara umum dapat diartikan sebagai semua kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi, dan badan usaha melalui para petugas public relation (PRO) untuk merumuskan organisasi atau struktur dan komunikasi guna menciptakan saling pengertian yang lebih baik antara lembaga itu dengan khalayaknya (orang-orang yang harus selalu dihubunginya.

Sedangkan devinisi menurut para ahli yaitu sebagai berikut:

a)      Definisi Menurut (British) Institute of Public Relations (IPR) dalam Frank Jefkins

PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak

b)      Definisi Menurut Frank Jefkins

PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 

c)      Devinisi menurut Edward L. Bernays

Public Relation adalah usaha yang bertujuan untuk memberi informasi pada masyarakat, membujuk masyarakat untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat serta usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan dengan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya.

B.      Fungsi dan Peran Public Relation

PR sebagai alat manajemen modern, maka secara struktural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi, artinya PR bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut. Sejalan dengan konsep PR yang berkembang kini adalah konsep yang menekankan pentingnya komunikasi dua arah, menurut Howard Childs (Ngurah, 1999:5), fungsi dasar PR bukan untuk menampilkan pandangan organisasi atau seni sikap publik, tetapi untuk melakukan rekonsiliasi atau penyesuaian terhadap kepentingan publik setiap aspek pribadi organisasi maupun perilaku perusahaan yang punya signifikan sosial. Jadi di sini PR berfungsi membantu organisasi melakukan penyesuaian terhadap lingkungan tempat organisasi tersebut beroperasi.

Konsep tersebut punya konsekuensi penting, karena penyesuaian organisasi mengisyaratkan sebuah fungsi yang berada pada level manajemen organisasi. Konsep ini menekankan pentingnya tindakan-tindakan perbaikan yang harus dilakukan organisasi di samping usaha-usaha untuk berkomunikasi. PR sebagai fungsi manajemen berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun kebijakan sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggungjawab. Ini berkaitan dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggungjawab merupakan dasar penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Hal ini berarti, PR sebuah organisasi tidak semata-mata menjadi tanggungjawab praktisi PR tetapi harus menjadi tanggungjawab para pengelola organisasi tersebut. Praktisi PR dalam konteks PR sebagai fungsi manajemen harus membantu organisasi dalam membangun filosofi-filosofinya, mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan , beradaptasi dengan lingkungannya dan bisa sukses dalam berkompetisi merebut sumber-sumber bagi kelangsungan hidup organisasi. Seperti yang dikatakan Baskin dan Aronoff (Ngurah,1999:9), ”All managers, indeed, virtually all employees, represent their organization to some public”.

PR sebagai fungsi komunikasi, perlu dipahami bahwa kegiatan utama PR adalah melakukan komunikasi. PR sebagai fungsi staff khusus yang melayanani para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan publik-publiknya. Onong (1998:36) mengemukakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.       Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

b.      Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.

c.       Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

d.      Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal.

Fungsi PR menyelenggarakan komunikasi dua arah secara lebih terinci dijelaskan oleh Bachtiar Aly (1999) sebagai berikut:

1. Memberikan penerangan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi dan kepentingan khalayak dengan cara-cara yang sesuai dengan jamannya.

2. Mengukur dan menafsirkan sikap, pendapat dan perilaku masyarakat terhadap organisasi, sehingga tercapainya misi pesan yang dikehendaki

3. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang bertujuan meningkatkan pengertian masyarakat terhadap aktivitas lembaga/perusahaan guna memperoleh dukungan publik.

4. Melaksanakan dan mengembangkan setiap program yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan saling pengertian antara organisasi dan masyarakat, sehingga terjalin kerjasama yang diharapkan.

5. Melakukan evaluasi internal sejauhmana terjalinnya kerjasama harmonis dan sampai dimana telah terciptanya persepsi positif masyarakat dan citra organisasi yang didambakan.

Jadi jelaslah bahwa PR bukan sekedar fungsi teknis tetapi merupakan fungsi manajerial yang bertanggungjawab atas terselenggaranya suatu hubungan yang signifikan antara organisasi dengan publik (stakeholder) nya. PR adalah sebuah fungsi strategik di tingkat korporasi. PR adalah jembatan, pembangun dan pemelihara harmoni antara organisasi dan lingkungannya. Dengan harmoni, saling pengertian yang lebih baik antara organisasi dengan publiknya, citra positif organisasi diharapkan terbentuk dan menguat. PR memiliki visi membangun dan memelihara citra organisasi sebagai korporasi yang berhasil, baik secara ekonomi maupun sosial. Karena korporasi yang berhasil, akan diterima masyarakat sebagai bagian dari aset mereka, aset suatu bangsa/negara.

Dalam kaitan menjalankan fungsi membina saling pengertian dengan publiknya menurut Indrawadi Tamin (2004) ada empat peran yang dapat dimainkan oleh PR , yaitu:

1. Interpreter atau in the middle, yaitu PR berperan sebagai sumbu antara manajemen dengan publik internal maupun eksternal. PR harus mampu menginterpretasikan dinamika dan kebutuhan serta perilaku publik terhadap manajemen dan sebaliknya. Untuk bisa memikul peran ini, PR harus punya akses pada manajemen bahkan top manajemen.

2. Lubricant, pelumas atau pelicin untuk terciptanya hubungan internal yang harmonis dan efisien. Peran ini memungkinkan PR mencegah timbulnya kemungkinan friksi-friksi atau perpecahan dalam organisasi.

3. Monitoring dan Evaluasi. Peran ini untuk mengantisipasi setiap perubahan yang mungkin saja berdampak negatif terhadap organisasi.

4. Komunikasi. komunikasi dilakukan baik pada publik eksternal maupun internal untuk terciptanya saling pengertian.

C.   Kode Etik dan Aspek Public Relation

Sebagaimana lazimnya kaum profesional, praktisi humas (public relations) memiliki etika profesi atau kode etik humas yang harus ditaati.

Kode etik praktisi humas meliputi:

1.               Code of conduct –etika perilaku sehari-hari terhadap integritas pribadi, klien dan majikan, media dan umum, serta perilaku terhadap rekan seprofesi.

2.               Code of profession – etika dalam melaksanakan tugas/profesi humas.

3.               Code of publication – etika dalam kegiatan proses dan teknis publikasi.

4.               Code of enterprise –menyangkut aspek peraturan pemerintah seperti hukum perizinan dan usaha, hak cipta, merk, dll.

Sedangkan aspek penting yang harus ada dalam public relation adalah:

1.      .Pentingnya aspek pelayanan untuk public relation

untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang-orang untuk pemasaran , layanan pelanggan , dan dukungan teknis . Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan menang klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. Manajemen hubungan pelanggan menggambarkan strategi perusahaan-lebar bisnis termasuk antarmuka pelanggan departemen serta departemen lainnya.

Contoh : bersikap ramah tamah terhadap clien

2.    Pentingnya aspek komunikasi untuk public relation

perubahan dengan memasukkan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif).

Contoh: Sebelum melakukan pengumuman, PR harus melibatkan pembuat kebijakan kunci untuk menerima reaksi dan umpan balik. PR menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko politik dan kemudian melaksanakan rencana sesuai dengan pengumuman.

3.    Pentingnya aspek kesetiaan untuk public relation

Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada

Contoh; menjadikan orang-orang lain memahami suatu pesan, demi menjaga reputasi atau citra lembaga yang diwakilinya.

4.    Pentingnya aspek produktivitas untuk public relation

Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena makna produktivitas adalah keinginan ( the will) dan upaya (effort )untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang(Sedermayanti, 1996:142).Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti dan spirityang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja, baik secara individual maupun kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas.

Menurut Dewan Produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind ) yang selalu mempunyai pandangan :´Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik dari hari ini´. Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (

input ). (Sedermayanti,2009: 197).Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil atau output dari suatuproses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja. Semakin baik kinerja seorang pegawai, berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitas kerjanya semakin meningkat

Contoh: Merancang pesan tematik agar pesan yang disampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/ keterkaitan pesan. Melakukan segmentasi media, dimana seorang humas harus mampu memformulasikan

5.     Pentingnya aspek etika dan moral untuk public relation

Public Relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam Public Ralation kode etik disebut sebagai kode etik Publik Relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Dalam buku Etika Kehumasan karangan Rosady Ruslan disebutkan bahwa etika profesi humas merupakan bagian dari bidang etika khusus atau etika terapan yang menyangkut demensi sosial, khususnya bidang profesi. Kegiatan Humas atau profesi Humas (Public Relation Professional), baik secara kelembagaan atau dalam stuktur organisasi (Public Relation by Function) maupun individual sebagai penyandang professional Humas (Public relation Officer by Professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan, yaitu pergeseran sistem pemerintahan otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globaluisasi yang ditandai dengan unculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat, opini dan berekspresi yang terbuk, serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas- batas wilayah suatu negara, sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya.

Contoh: tidak menggunakan metode yang menghina klien atau majikan lain

D.  Menciptakan hubungan yang harmonis dengan lingkungan atau Masyarakat

Hubungan dengan masyarakat (communityrelation) perlu dibina terutama bila organisasi atau perusahaan akan memulai suatu usaha atau kegiatan yangdiharapkan dapat mempengaruhi kehidupan lingkungan dimana kegiatan itu dilakukan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan antara lain ialah : apakah lingkungan tersebut mempunyai opinion leader yang perlu didekati lebih dulu, karena dalam komunikasi dengan masyarakat, peranan opinion leader sampai sekarang sangat penting, terutama di daerah pedesaan, demi keberhasilan atau efektifnya komunikasi.

Untuk memperoleh hasil yang optimal, diperlukan program yang memungkinkan terjadinya komunikasi tatap-muka (face-to-face communication) dengan masyarakat. Selain untuk memperoleh gambaran yang nyata mengenai opini dan simpati masyarakat, program komunikasi tatap muka yang dilakukan dengan “kunjungan dari rumah ke rumah” juga memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk menyampaikan reaksi secara langsung terhadap lembaga / instansi  yang bersangkutan.

Program komunikasi tatap muka dapat diadakan dengan menggunakan alat bantu, seperti:

1.      Penyelenggaraan pameran yang bersifat umum dan tematik (berdasarkan topik atau tema tertentu).

2.      Pemberian ceramah attas inisiatif sendiri atau atas permintaan masyarakat.

3.      Pemutaran pertunjukan film/hiburan yang temanya ada hubungan dengan organisasi/perusahaan yang bersangkutan.

4.      Pengaturandan penawaran open house yang merupakan undangan kepada masyarakat lingkungan untuk mengunjungi lembaga.

5.      Penyelenggaraan acara-acara pertunjukan/kesenian rakyat tradisional yang bersifat hiburan untuk masyarakat sekelilingnya.

Sedangkan menurut Kotler (1995) Untuk mengkomunikasikan apa dan bagaimana suatu organisasi agar dipahami oleh publiknya, PRO dapat menggunakan berbagai media , sarana, alat, yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayak. Kotler mengidentifikasikan delapan alat yang bisa digunakan yaitu:

1. Written material. Organisasi secara ekstensif menggunakan material tertulis untuk berkomunikasi dengan publick. Laporan tahunan, catalog, majalah karyawan, majalah alumni, poster, pamplet,merupakan peralatan material yang sering digunakan. Para pelaksana hubungan masyarakat karus mempertimbangkan fungsi, estetika, dan biaya masing-masing material di atas.

2. Audiovisual Material and Software. Pada masa lalu, organisasi membuat presentasi, menjawab pertanyaan, dan mengirim brosur keberbagai kelompok masyarakat untuk menyebarkan informasi. Pada saat ini ,telah memungkinkan dibuat material audiovisual dengan menggunakan compact disk agar prersentasi lebih efektif dan menarik.

3. Institutional-Identity Media. Dalam masyarakat yang kompetisinya tinggi, organisasi harus bersaing untuk mendapatkan perhatian publik. Setiap organisasi seharusnya menciptakan identitas visual yang dengan segera bisa dikenali publik Identitas bisa dibuat dalam seluruh media yang permanen, misalnya logo, alat-alat tulis, catalog, kartu nama, brosur, bangunan seragam, dan lain-lain.

4. News. Menciptakan berita yang memberikan keuntungan pada organisasi. Penciptaan berita yang menarik dan jujur akan meningkatkan citra organisasi. Pemilihan media untuk menyampaikan berita merupakan hal yang penting., oleh karenanya pemahaman terhadap kelebihan dan kekurangan media penyampai berita akan membantu keputusan pemilihan media yang efektif.

5. Event. Organisasi dapat memunculkan hal yang layak dijadikan berita dengan menciptakan peristiwa-peristiwa yang menarik perhatian bagi publik sasaran. Pertistiwa tersebut bisa berbentuk konferensi nasional, seminar, ulang tahun organisasi dan lain-lain. Agar kegiatan tersebut menjadi sumber berita, pihak organisasi perlu mengadakan konferensi pers.

6. Speechess. Pihak organisasi menyediakan diri untuk menjadi narasumber dalam berbagai acara baik di televisi, radio, seminar. Demikian juga menjadi sumber berita untuk Koran dan majalah.

7. Telephone Informational Services. Organisasi menyediakan saluran telepon yang bebas pulsa yang digunakan untuk kepentingan public sasaran. Penyediaan saluran telepon ini dimaksudkan sebagai cara organisasi memperlihatkan kepeduliannya kepada masyarakat, misalnya saluran telepon pengaduan.

8. Personal Contact. Hubungan masyarakat membangun dan melibatkan kontak antar kelompok baik di dalam maupun di luar organisasi . Kelompok tersebut misalnya dosen, mahasiswa, karyawan, alumni dan orang tua. Interaksi yang mereka lakukan akan memberi kesan tertentu bagi organisasi. Kesan yang mereka buat akan mempunyai dampak yang signifikan pada bagaimana organisasi dirasakan.



referensi :
Rachmadi,F.1994.Public Relations dalam Teori dan Praktek. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama